Messagerie collaborative, Exchange est-il incontournable ?


La messagerie collaborative est un outil incontournable dans toutes les structures. Elle est bien souvent la colonne vertébrale sur laquelle s’appuie l’organisation et le fonctionnement d’une association, collectivité locale ou entreprise. Dans ce domaine, Microsoft occupe une place dominante. A périmètre fonctionnel équivalent, peut-on trouver aujourd’hui sur le marché des alternatives crédibles et doit-on encore gérer soi-même cette brique de l’informatique.

Pour cet article nous nous attacherons au périmètre fonctionnel suivant de la messagerie :

  • Envoi/réception de courriels ;
  • Gestion de carnets d’adresse de contacts privés et partagés ;
  • Gestion d’agenda personnel et partagé pour l’organisation de réunion ;

Microsoft Exchange offre d’autres fonctionnalités comme la gestion de tâches, de notes ou encore un journal des fichiers modifiés sur le poste de travail. Ce sont cependant des fonctions peu mises en œuvre par les utilisateurs.

Une autre fonction importante d’Exchange est celle des « Dossiers publics » qui permet de partager documents, courriels, calendriers ou encore de réaliser de petites applications à l’aide de formulaire. Néanmoins, elle reste utilisée souvent par les moyennes et grosses structures.

Nous en resterons donc sur les trois points cités plus haut dans la suite de cet article qui correspondant à plus de 80 % des cas d’utilisations.

Les logiciels libres et open source

S’il y a un domaine ou désormais l’offre est parfaitement mature et complète dans le monde du logiciel libre et open source, c’est bien celui-ci. Les solutions sont nombreuses avec des périmètres fonctionnels variés. Ces solutions présentent toutes les caractéristiques attendues par les entreprises. A la fois en terme de capacité de montée en charge et en terme d’ouverture pour pouvoir facilement les connecter aux applications de gestion.

Il existe également une offre complète portée par de nombreux prestataires pour leur mise en place et leur maintenance. L’un des avantages du logiciel libre ou open source est également l’indépendance qu’il vous fournit vis-à-vis du prestataire. Il est en effet facile de trouver plusieurs prestataires pour un même logiciel. Ce dernier point est cependant à étudier et fait partie des spécificités du logiciel libre.

L’externalisation

Ces mêmes prestataires vont également proposer de prendre en charge l’hébergement de l’ensemble de votre infrastructure de messagerie. Cette option est en effet à étudier avec attention. Elle présente des avantages par rapport à l’option consistant à garder dans vos locaux le serveur : la sécurité, l’intégrité et la disponibilité de votre messagerie qui seront toujours supérieures. Il faut en contrepartie accepter un certain niveau de dépendance vis-à-vis du fournisseur et de la qualité de service qu’il fournit. Son choix devra donc se faire avec attention.

La messagerie est pour bien des entreprises une fonction critique. Son indisponibilité peut bloquer le fonctionnement votre l’activité. Cependant, ce n’est souvent pas une fonction stratégique. Il y a donc peu de plus valu à garder une maîtrise totale de l’outil en l’hébergeant dans ses locaux.

Outlook et le changement, facteurs de résistance

Lorsque l’on essaie de quitter le monde Microsoft, on se rend compte que les années d’habitudes prises avec leurs produits sont difficiles à changer. Le logiciel de messagerie Outlook représente une « adhérence majeure » qu’il faut anticiper. Heureusement la plupart des solutions de messageries collaboratives libres ou open source savent désormais fonctionner avec Outlook. Ceci permet une transition plus transparente pour l’utilisateur.

Changer de client de messagerie pour une solution purement web est également à considérer. Elle correspond à une habitude de plus en plus répandue chez les utilisateurs dans le cadre de leur usage personnel. D’autant plus lorsque l’on fait usage de terminaux mobiles comme les smartphones ou les tablettes.

Si vous avez un projet de messagerie collaborative, nous vous proposons une prestation « clés en main » pour vous accompagner depuis le choix jusque dans la mise en place d’une solution. N’hésitez pas à nous demander un devis.

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