Gérer et produire avec Dolibarr ERP/CRM


Les logiciels libres de gestion sont matures. Ils permettent de répondre aux besoins des organisations de toutes tailles. La différence avec les progiciels propriétaires est le prix. Qui ne voudrait pas d’un logiciel d’entreprise non seulement gratuit mais aussi efficace ?

Nous avons choisi de proposer le logiciel libre Dolibarr sur Lyon et sa région Rhône-Alpes.

Qu’est-ce que Dolibarr ?

 

Simple à prendre en main, il permet à un(e) entrepreneur(se) de réaliser simplement ses factures. Il peut démarrer un simple circuit de devis, bons de commande, facturation en à peine deux heures.

En effet, Dolibarr vous permet d’une part, d’enregistrer des tiers, clients et fournisseurs à qui vous vendrez et achèterez des produits et des services. D’autre part de formaliser votre relation commerciale par l’édition de devis, commandes, gestion des expéditions et factures. Enfin, vous pouvez enregistrer vos règlements, gérer votre trésorerie et même aller jusqu’à exporter des données comptables.

Dolibarr vous emmènera plus loin en répondant à des besoins plus complexes. Par exemple : la gestion commerciale, la gestion de stocks, le suivi de votre trésorerie, la gestion des livraisons, expéditions, des commandes fournisseurs, la gestion de production/fabrication, traçabilité des produits, gestion du temps, etc..

Dolibarr fait partie de la famille des logiciels de type ERP et CRM.

Qu’est-ce qu’un ERP? 

Le terme ERP « Enterprise Ressource Planning » signifie en français « Progiciel de Gestion Intégré » ( PGI). Il se définit comme un groupe de modules relié à une base de données unique.

L’ERP est un progiciel qui permet de planifier les ressources de l’entreprise. Ansi, il est possible de gérer l’ensemble des processus opérationnels d’une entreprise en intégrant plusieurs fonctions de gestions : la gestion des achats, la gestion des stocks, la gestion commerciales/des ventes, la gestion de la production, etc.

En conclusion, l’ERP/PGI permet une optimisation des processus, une réduction du temps de gestion des données de l’entreprise et une centralisation de ces données.

Dolibarr est un ERP sous licence libre GNU General Public License 3.0 + approuvée par l’Open Source Initiative

Qu’est-ce qu’un CRM? 

L’acronyme CRM provient du mot anglais, Customer Relationship Management signifiant littéralement en français, Gestion de la Relation Client (GRC).

En effet, à partir du moment où une entreprise génère un certain volume des ventes, l’utilisation d’un CRM devient indispensable.

La gestion de la relation client est le fait d’optimiser les interactions d’une société relatives aux clients et à vos prospects. C’est un outil stratégique qui cherche à dynamiser la productivité de l’entreprise.

L’objectif d’un CRM de manière générale est d’abord de fidéliser les clients, puis de prospecter les nouveaux, et d’accroître le revenu généré par celui-ci.

Pour finir, le CRM regroupe chaque client, chaque lead et chaque requête du service client. Il centralise l’ensemble des coordonnées, des préférences et l’historique de vos clients.

 

 

 

Focus sur quelques fonctionnalités clés

Identification de l’entreprise

Lorsque la solution Dolibarr ERP/CRM est installée, le logiciel propose des paramétrages à effectuer comprenant les informations d’identité et de fonctionnement de l’entreprise. Des modules complémentaires varies en fonction du type de l’entreprise.

 

 

Gestion de la relation client

Tout d’abord, Dolibarr appartient à la catégorie des CRM open source. Il permet de gérer la relation client à travers diverses solutions.

 

Il comprend la création et l’organisation de tiers, contacts et fournisseurs pour commencer.

Puis, les statuts de prospection permettent le suivi des prospects et clients. Cet outil vous aide à classer vos tiers sur des dossiers en cours de négociation par une prospection active, et un suivi des relances.

Vous pouvez également créer et envoyer un e-mail depuis la fiche d’un tiers via le menu. Dolibbar permet, en plus d’envoyer des e-mails personnalisés à ses clients,  l’envoi d’emailing et suivre sa campagne.

 

 

 

Catalogue des produits et services

Les produits et services sont des éléments achetés, produits et stockés en vue de leur (re)vente.

Dolibarr ERP/CRM offre la possibilité de classer les produits par famille ou thème avec des options de filtrages supplémentaires. Puis, des onglets sur la fiche produit sont disponibles comme:

  • le prix de vente qui peut être modifier ou mis à jour;
  • le prix d’achat enregistre des prix d’achat aux produits:
  • les statistiques et objets référents qui affichent des éléments de reporting;
  • les stocks montrent un état des stocks des produits;
  • les fichiers joints pour ajouter des images ou documents sur la fiche du produit

 

Processus d’achat

Dans un premier temps, la fonction « demandes de prix fournisseurs » a pour objectif d’envoyer des demandes de prix aux fournisseurs pour ajouter ou mettre à jour manuellement vos prix d’achats. Son intérêt réside dans le fait de pouvoir créer en un clic une commande ou une facture à partir d’un devis sans avoir à ressaisir toutes les informations.

Dans un second temps, les commandes fournisseurs ont plusieurs utilités dans Dolibarr. Elles permettent d’éditer un document propre à envoyer à votre fournisseur. Elles sont ensuite prise en compte lors de l’utilisation de la fonctionnalité de réapprovisionnement. Enfin, à la réception de marchandises, le contenu de leurs lignes sera retraitées par Dolibarr pour parvenir à une bonne gestion de stock et une mise à jour du prix moyens pondérés des produits.

Il est aussi possible de ventiler manuellement ou non la réception des marchandises vers différents stocks.

Pour finir, Dolibarr propose de réaliser la gestion de vos factures clients et fournisseurs en fonction de l’utilisation que vous faites de ce logiciel open source.

 

Processus de vente

Grâce à cette fonction vous pouvez suivre la gestion de vente d’une part en réalisant des devis pour proposer à vos clients ou prospects un tarif sur les produits, mais aussi soumettre des conditions sur ceux-ci. Vous pouvez ainsi suivre tout le processus d’une proposition commerciale, de la création à la vie de cette proposition.

De plus, l’utilisation du module commandes clients est une étape facultative mais importante dans un projet commercial. A partir des fiches clients, il est possible de générer l’expédition de votre stocks depuis les fiches commandes clients.

Puis, vous pouvez gérer l’expédition de marchandises à vos clients à partir d’une fonctionnalité. En effet, celle-ci permet non seulement de créer une expédition, mais aussi de suivre ce statut ainsi que générer un bon d’expédition.

Dolibarr permet l’édition de différents types de factures tels que les factures standards, les factures d’acomptes, les factures de remplacements et les factures d’avoirs.

Enfin, le module contrats/abonnements permet de gérer des envois périodiques de produits. La principale fonctionnalité relève du fait d’enregistrer les dates de début et de fin de l’action du contrat sur un produit afin d’identifier les engagements entre clients et fournisseurs.

 

Processus de réapprovisionnement

D’une part, les entrepôts enregistrent tous les mouvements de stocks liés à l’activité de l’entreprise en fonction des règles de gestion des stocks définies.

D’autre part, une fonction réapprovisionnement est également intégrée dans Dolibarr et calcule automatiquement les quantités de produits à commander en fonction des stocks restants et de la valeur déclarée.  Différentes options de tri et filtrage sont prises en compte pour un réapprovisionnement optimal.

 

Gestion de l’entreprise

La notion de gestion d’entreprise est primordiale pour avoir un retour constructif sur l’entreprise.

Effectivement, il est important de pouvoir suivre l’activité de votre entreprise ainsi que de faire un rapport  détaillés sur celle-ci grâce à des outils mis à disposition dans cet ERP/CRM.

Les salaires, charges sociales et TVA sont des tâches dont le progiciel permet l’entrée automatique d’écriture bancaire à partir de l’enregistrement de ces données. Il est également possible de créer une note de frais.

La trésorerie est gérée automatiquement dans Dolibarr.

 

Autres fonctionnalités sur Dolibarr: 

  • annuaire des prospects et/ou clients et/ou fournisseurs ;
  • annuaire des contacts/adresses ;
  • administrations des comptes bancaires ;
  • gestion des propositions commerciales ;
  • contrats de service ;
  • gestion des paiements ;
  • exploitation des virements bancaires ;
  • gestion des adhérents d’association ;
  • récolte de dons ;
  • organisation des congés des employés ;
  • point de vente/Caisse enregistreuse ;
  • suivi des marges ;
  • rapports et statistiques.

Source Wiki de Dolibarr.

 

 

Les modules complémentaires

GPAO

Dolibarr couvre aussi avec ses modules complémentaires les besoins en terme de GPAO. Mais qu’est-ce qu’un logiciel de GPAO ?

L’acronyme GPAO signifie « Gestion de la Production Assistée par un Ordinateur« . C’est un logiciel qui permet aux entreprises de gérer sur ordinateur et de façon automatisée diverses activités liées à la production industrielle.  Cette gestion passe notamment par la gestion des stocks, la gestion des commandes et par la gestion de tous les articles qui jouent un rôle dans le processus de production. Il est également possible d’intégrer à cet outil – si le socle permet cette souplesse – divers briques telle que la gestion des achats ou des ventes.

Woosync

Woosync est un module de synchronisation entre WooCommerce et Dolibarr. Il permet la synchronisation des catégories (de tiers et de produits), tiers, contacts, produits et commandes. L’opération est effectuée en temps réel de Dolibarr vers WooCommerce. Par action manuelle dans l’autre sens.

Ce module est prévu pour fonctionner à partir de la version 4. 

Ressources humaines

L’ERP & CRM Dolibarr propose aussi des modules complémentaires spécialisés en ressources humaines, qui permettent d’améliorer le traitement des tâches administratives. Dès lors, de nombreuses thématiques peuvent être abordées avec Dolibarr telles que la gestion des congés, les notes de frais, l’administration des temps de présence, la mise en place des plans de formation, la gestion des entretiens professionnels, etc.

 

Ainsi, Dolibarr est un logiciel modulaire, ce qui signifie que ses fonctionnalités dépendent des modules activés. En outre, il est possible de l’enrichir de nouvelles fonctionnalités par l’ajout de modules additionnels diffusés sur le Dolistore ou notre boutique en ligne.

Nous vous accompagnerons dans le choix et la mise en place  des modules avec notre partenaire Dolibarr sur Lyon et sa région les Patas-Monkey.

Découvrez également nos packs de Support Dolibarr pour toujours disposer d’une réponse à vos questions !

 

Dolibarr Prefered Partner

Qu’est-ce qu’un Dolibarr Preferred Partner ?

En septembre 2016, Open-DSI reçoit le label de Dolibarr Preferred Partner de la fondation Dolibarr.

Que signifie ce statut ? 

Notre entreprise fait désormais partie de cette communauté en reconnaissance à sa forte implication dans la vie du projet de l’ERP & CRM Dolibarr.

Ainsi Open-DSI a su prouver sa crédibilité et son implication autour de ce logiciel de gestion open source. Toute l’équipe s’est engagé à offrir une garantie de qualité dans ses prestations.

 

Open-DSI en quelques mots …

Axés sur Lyon, nous installons, configurons et personnalisons Dolibarr selon vos besoins et vous formons à son utilisation. Nous travaillons pas seulement sur Lyon mais aussi dans la Drôme (Valence), Isère (Grenoble), Savoie (Chambéry) et Iles de France (Paris).

Vous l’aurez compris Dolibarr est présent dans toute la France et se développe aussi à l’étranger grâce au module de traduction.

Ce progiciel libre est une application s’utilisant depuis un navigateur web. Nous pouvons, assurer l’hébergement sur nos propres serveurs avec un engagement de qualité de service haut de gamme.

 

Témoignages

Raison Social Témoignages Ville
Guillaume Bard – Preventiv « Dolibarr est très adapté, peut-être plus qu’un logiciel propriétaire trop complexe et peu approprié à la taille de mon entreprise. » Lyon
Alexandre Ginon – Certilience « Sur tous les éléments techniques, la reprise de données, la connaissance des solutions, vous êtes vraiment très bon. »  Lyon
Béatrice Charre – Le Passe Jardins « Notre prestataire, Open DSI spécialisé dans le libre, a évalué à 5000 euros l’économie réalisée sur cinq ans. Pour une petite association comme la nôtre, c’est loin d’être négligeable. » Auvergne-Rhône-Alpes