ERP : Quand le mettre en place ?


Les ERP ou logiciels de gestion intégrés sont en général les clés de voûte de l’informatique d’une entreprise. A quel moment deviennent-ils indispensables ? Peut-on s’en passer ? Comment le choisir ? En quoi le choix d’un ERP open source est-il pertinent ? Autant de questions auxquelles nous allons essayer d’apporter un éclairage.

La vie d’une entreprise est rarement un long fleuve tranquille. Elle est souvent semée d’embûches, de coup de stress et de long tunnel dont on a l’impression que l’on ne sortira jamais. Pourtant, il faut parfois prendre le temps de se poser et analyser ses pratiques et son fonctionnement.

Au tout début d’une entreprise, on se contente en général d’utiliser les outils bureautiques que l’on connaît. La suite Microsoft Office règne en maître sur les entreprises naissantes. Pas un Business Plan qui ne soit fait sur Excel, les premières présentations sur Powerpoint, etc…

Chez Open-DSI, nous avons fait le choix de LibreOffice qui à ce jour remplit parfaitement son rôle et nous évite de payer les quelques centaines d’euros de licence des produits Microsoft.

Lorsque l’activité se développe, le nombre de devis, factures que l’on émet peut selon l’activité croître de façon importante. Souvent les outils bureautiques commencent à atteindre leur limite, bien qu’avec un peu d’organisation et de rigueur il soit déjà possible de faire pas mal de choses.

Mais cela peut vite devenir compliqué si l’on doit gérer des stocks. Le lien avec les commandes devient alors important pour éviter les ruptures d’approvisionnement par exemple. Le suivi du chiffre d’affaires et son analyse vont aussi demander de consolider les documents bureautiques, ce qui prend du temps, génère de la double saisie et au final rend difficile le suivi de l’activité de l’entreprise.

Vient donc ce moment où le besoin de centraliser toutes les données devient prégnant, voire indispensable à la poursuite du développement de l’entreprise.

Il n’y a pas de règle sur « le bon moment ». Chaque entreprise ou presque est un cas particulier. Ce que l’on pourrait dire, c’est que l’ERP s’impose dés lors que :

  • le fonctionnement de l’entreprise devient difficile à cause d’erreurs, retraitement, double-saisie des informations;
  • les données sont disséminées entre différents fichiers, personnes ou services;
  • il devient difficile de tracer le déroulement des processus de l’entreprise;
  • la visibilité sur les coûts internes est trop complexe ou impossible à établir;
  • etc…

L’idéal pourrait être de choisir un ERP dés la création de l’entreprise. Et pour certaines grosses « start-up » cela se justifie. Attention cependant, car la mise en place d’un ERP est structurant pour une entreprise. Et son choix dépend aussi de l’activité de l’entreprise. Une mise en place trop prématurée, c’est prendre le risque d’introduire une rigidité et des fonctionnements inadaptés. Il faut qu’il y ait déjà une certaine maturité de l’entreprise sur son fonctionnement et ses objectifs.

Ce « bon moment », il faut aussi essayer de l’anticiper pour ne pas se retrouver acculé dos au mur et surveiller les indicateurs que je citais. La mise en place d’un ERP demande du temps et nécessite au démarrage une période d’ajustements. Conclusion, n’attendez pas la dernière minute pour installer un ERP.