Dossier : Partage de fichiers en ligne… Casse-tête des services informatiques


Partage de fichiersÀ l’émergence du télétravail, de la flexibilité et de la mobilité des employés répondent un marché pléthorique d’offres de solutions de synchronisation et de partage de fichiers orienté grand public. Utilisés à tout va par les utilisateurs, ces logiciels sont susceptibles de mettre à genoux les systèmes d’informations. Les données sont disséminées et restent difficilement contrôlables par les services informatiques qui s’arrachent les cheveux sur la question…

Le télétravail est aujourd’hui une pratique professionnelle parfaitement intégrée à notre quotidien. Qu’il soit formel ou informel, à domicile ou dans un lieu-tiers, il traduit une attente conséquente de la part des salariés en terme d’équipements et de solutions informatiques. Beaucoup y voient une forme d’épanouissement, en s’échappant du cadre de travail traditionnel. Certains parlent de stress qui pourrait être atténué par le biais du télétravail. D’autres n’ont guère le choix. La forte mobilité imposée par de nombreux déplacements et les horaires flexibles nécessitent un accès permanent aux données. Ces facteurs sont d’autant de raisons, qui ont suscité l’émergence de solutions de synchronisation et de partage de fichiers grand public tels que Dropbox, Apple iCloud, Microsoft OneDrive, Google Drive, etc.

L’objectif de ces solutions est relativement simple, si vous ne connaissez pas le principe. C’est en effet la possibilité d’avoir vos données à portée de main où que vous soyez, et cela sur n’importe quels supports (laptop, tablette, mobile, etc.). Exit donc les clés USB que l’on peut perdre à tout instant et les problèmes récurrents de versions de fichiers. Il suffit de synchroniser ces données dès que l’on est connecté. En outre, le principe d’avoir un contrôle permanent sur les fichiers est plutôt confortable pour le salarié et permet de se libérer du carcan de la centralisation des données, qui peut s’avérer pesant. L’envoi d’un « gros fichier » est également simplifié. Une simple adresse web glissée dans un email y pourvoit.

« Dropbox » : la boîte de Pandore des services informatiques

L’utilisation des solutions telles que Dropbox préoccupe de plus en plus les directions d’entreprise. Certaines parlent même de « problème Dropbox ». C’est dire si ce phénomène n’est pas en définitive la cristallisation des complications relevées au fil des ans par les services informatiques. Elles concernent essentiellement les données dispersées au travers des multiples solutions de synchronisation et de partages de fichiers grand public symbolisés par Dropbox en raison de son leadership sur le marché.

De ce fait, les fichiers hébergés par ces solutions de partage échappent à tout contrôle. Dès lors, l’archivage de ces données n’est absolument plus possible, les solutions de filtrage sont contournées, la recherche des fichiers est mise à mal et les audits sont tout bonnement biaisés. Pire, certaines données essentielles n’apparaissent jamais dans le système d’informations.

D’une certaine façon, cela remet au goût du jour, les difficultés du Shadow IT qui relève de la consumérisation effrénée de l’informatique.

Ainsi, des logiciels de messagerie, de téléphonie VOIP, de réseaux sociaux sont installés à l’insu du service informatique. Or, la consumérisation des solutions de synchronisation grand public a considérablement pris de l’ampleur, si l’on en croit une enquête de Osterman Research, auprès des services informatiques. En 2015, 42,8 % des sociétés interrogées ont constaté l’installation du logiciel Google Drive sans l’accord préalable du SI contre 30,5 % en 2012.

Par ailleurs, la solution Dropbox n’est pas en reste, puisque cette année, plus de la moitié de ses utilisateurs l’ont implémenté en dehors de tout contrôle. L’emprise des services informatique se dégrade non seulement en terme de sécurité, mais également en matière de confidentialité. L’installation de logiciels malveillants est en effet tout à fait possible et expose le système d’information à de grosses failles de sécurité. De plus, l’application de l’US Patriot Act autorise les institutions américaines fédérales (FBI, NSA, CIA, etc.) à disposer d’un droit de regard sur les données hébergées par les entreprises américaines.

La solution ? Passer à la vitesse supérieure !

Les entreprises doivent imposer des solutions de synchronisation et de partage de fichiers d’entreprise, qui doivent se substituer aux logiciels grand public inadaptés. Transparent pour l’utilisateur en terme de services, les services informatiques reprendront le contrôle des contenus. À l’heure actuelle, selon l’enquête de Osterman Research seule 19 % des entreprises ont opté pour cette démarche et 55 % ont l’intention de suivre la même voie dans les douze prochains mois.

Il est à noter que les principaux freins concernent le budget plus ou moins fantasmé et la méconnaissance de solutions alternatives qui brident toutes initiatives.

Owncloud : partage de fichiers sans nuages

Pourtant des solutions open source de partages de fichiers en ligne existent comme Owncloud qui est considéré par les spécialistes comme un Dropbox pour professionnels et comme une des solutions de collaboration les moins onéreuses du marché.

En effet, Owncloud est installable sur le propre serveur, NAS ou hébergeur de l’entreprise. La société peut donc garder à tout moment un œil sur des données pérennes qu’elle peut enfin maîtriser à tous les niveaux. Et surtout contribuer à ne pas être dépendant d’un éditeur tiers qui pourrait changer son offre de stockage sur un coup de tête (cf. la fin du stockage illimité de Microsoft OneDrive).

La solution Owcloud a d’ailleurs récemment intégré un service d’annuaire avec LDAP (Lightweight Directory Access Protocol) qui permet de gérer les partages basés sur des rôles et donc d’accéder à des fonctions avancées de synchronisation. Owncloud reste avant tout une solution simple pour les entreprises et flexible pour toutes formes de télétravail pratiquées par les employés. D’autres solutions open source existent comme Pydio ou encore Seafile Bruno Soulié

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